Jak zwiększać efektywność w przetargach?

Każdego roku w Polsce ogłaszanych jest ponad 100 000 przetargów. Udział w postępowaniach przetargowych, których średni czas trwania to 34 dni, jest z natury pracochłonny i wymaga sporo zaangażowania. Skrócenie czasu obsługi każdego z przetargów pozwoliłoby nie tylko zwiększyć wydajność pracy z postępowaniami, ale też obsługiwać ich więcej – czyli zwiększyć zyski. Jak to zrobić?

 

Przyjrzyjmy się kluczowym i jednocześnie najbardziej pracochłonnym elementom składowym przetargu, aby wytypować obszary do usprawnienia. Na początku musimy wyłonić potencjalnie interesujący przetarg, czyli przedrzeć się przez gąszcz ogłoszeń o postępowaniach wraz z ich kryteriami w nie zawsze czytelnych monitorach przetargowych. Odnajdywanie tych właściwych ogłoszeń często zajmuje sporo czasu.


Idealnym rozwiązaniem byłoby zaimportowanie informacji do przejrzystej tabeli Excel, w której łatwo dokonać wyboru, co przesyłamy do systemu zarządzania firmą – do realizacji lub archiwum danych o rynku. Bezsprzecznie oszczędzilibyśmy czas i zyskali pewność, że nie przeoczyliśmy atrakcyjnego postępowania.


Problematyczne bywa też zarządzanie procesem udziału w przetargu: podział i koordynacja zadań, pilnowanie istotnych terminów, śledzenie etapów realizacji projektu. Warto rozważyć wprowadzenie jednego centrum sterowania przetargiem, które każdemu członkowi zespołu pozwoli zorientować się w bieżących działaniach i zadaniach do wykonania. Taką rolę może spełnić dostosowany do obsługi przetargów system klasy CRM.


Każdorazowe poszukiwanie niezbędnych dokumentów, zaświadczeń i pieczątek, które często są przechowywane w różnych miejscach, również niepotrzebnie zajmuje cenny czas. Odpowiedzią jest stworzenie jednolitej bazy materiałów zazwyczaj dołączanych do ofert. Optymalnie baza ta powinna być powiązana bezpośrednio z przetargiem, nad którym toczą się prace. Nawet kilkadziesiąt sekund zaoszczędzonych na poszukiwaniu niezbędnych elementów robi różnicę przy uwzględnieniu skali kilku - kilkunastu dokumentów dołączanych do każdego materiału dla każdego z obsługiwanych przetargów.


Podobnie ma się rzecz z przygotowaniem wyceny. Informacje o cenach produktów czy usług są często w posiadaniu różnych działów lub osób w firmie, a stworzenie z nich spójnej kalkulacji i naniesienie rabatów zabiera sporo czasu. Na tym etapie obsługi przetargu warto poszukać jednolitego narzędzia wyceny, które pozwalałoby dobierać elementy do oferty, pobierając dane z ogólnej bazy produktowej.


Wypracowanie jednolitego pliku ofertowego, czyli zebranie w spójną całość informacji o składzie oferty, wycen i niezbędnych dokumentów to kolejny element procesu, który kosztuje wiele czasu. W tym miejscu mógłby się przydać dostosowany do potrzeb przetargowych edytor, który dzięki kilku kliknięciom połączy wiele rozproszonych elementów w ramach jednego szablonu, pozwalając szybko wygenerować finalną ofertę doskonale odpowiadającą na wymogi SIWZ.


Koordynacja projektu, czyli realizacja zwycięskiej oferty, to kolejny obszar procesu przetargowego wart usprawnienia. Automatyzując obsługę przetargu i pozwalając asystentowi projektu pamiętać o ważnych datach, nieprzekraczalnych terminach i wymaganych elementach znów zyskujemy cenny czas, który możemy przeznaczyć na inne działania lub przygotowanie kolejnej skutecznej oferty przetargowej.


We wtorek, 28 listopada w domenie e-seminaria.pl odbędzie się darmowe webinarium o tym, jak zoptymalizować proces obsługi przetargu:

http://bit.ly/2hXYwcO

„Wszystkie „pułapki” związane z procesem przetargowym, które obniżają wydajność jego obsługi, są możliwe do zniwelowania przy zastosowaniu jednego narzędzia, dedykowanego rynkowi przetargowemu” – przekonuje Paweł Krajewski, prezes Intersys Group sp. z o.o. – „Z doświadczenia naszych klientów, firm obsługujących przetargi na dużą skalę, wiemy, że z wykorzystaniem Tendersys skuteczność w wygrywaniu przetargów może wzrosnąć nawet o 25%, a inwestycja w system zwrócić się nawet już po kilku miesiącach.”

 

Tendersys jest narzędziem informatycznym pozwalającym na kompleksową obsługę procesu przetargowego i zwiększającym jej efektywność. Jest oparty na popularnym na całym świecie systemie klasy CRM, Microsoft Dynamics 365. Zawiera moduł analizy, zarządzania przetargiem, wyceny i ofertowania, a także asystenta realizacji projektu.

 

 

 

Tagi: Przetargi,
Oceń artykuł:
zobacz ranking »
51%
49%
Autor
Zaloguj się i komentuj pod swoim nickiem, jeśli nie masz jeszcze konta zarejestruj się
Treść
Obrazek
Podaj kod
 
Copyright © ForumBiznesu.pl 2012-2018 - Design & Engine - portale internetowe - FineCMS.pl
Korzystanie z witryny forumbiznesu.pl oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie, z których niektóre mogą być już zapisane w folderze przeglądarki. Więcej informacji można znaleźć w Polityce plików cookies.