Urząd Miasta Mysłowice = wysoka jakość działania

Perłę Quality International otrzyma 6 października br. prezydent miasta Mysłowice Edward Lasok. To najwyższe odznaczenie za dynamiczny rozwój systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Mysłowice i konsekwencja dotychczasowych wyróżnień.

 

  

Urząd Miasta Mysłowice już po raz trzeci z rzędu otrzymał Godło Jakości (dwa Złote Godła i jedno Brązowe) dzięki czemu, na uroczystej gali podsumowującej tegoroczną edycję programu, zostanie wyróżniony nagrodą specjalną – Perłą Quality International.

 

2_835

  Prezydent Edaward Lasok odbiera z rąk red. Marii Leżuchy (Forum Biznesu)

certyfikat godła QI 2014

 

1_1080_01

 


Staramy się, by działalność Urzędu z dnia na dzień i z roku na rok się poprawiała, to jest naszym celem – podkreśla Edward Lasok, prezydent miasta Mysłowice. To wyróżnienie pokazuje, że powoli, powoli, ale udaje nam się to. Ja osobiście jestem dumny, że w tej kadencji udało nam się tak wysoko dojść. Urząd powinien służyć mieszkańcom i jeżeli ocena zewnętrzna jest tak dobra jak teraz to znaczy, że to wszystko co wdrażamy poprawia relację pomiędzy urzędem a mieszkańcem i odwrotnie.

 

  

System zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Mysłowice funkcjonuje od niespełna czterech lat i rozwija się w dobrym kierunku. Efektem pracy jest przede wszystkim polepszenie jakości pracy urzędnika, tym samym świadczonych usług, a także silny rozwój e-administracji doskonalącej samą instytucję poprzez przyspieszenie i ułatwienie kontaktu z każdym mieszkańcem.

 

Powyższe wyróżnienia są efektem szeregu działań i projektów, które z założenia służyć mają poprawie jakości pracy instytucji. Wszystkie podejmowane inicjatywy i wprowadzane usprawnienia przynieść mają poprawę realizacji usług publicznych na rzecz klientów Urzędu Miasta Mysłowice w zakresie określonym przez obowiązujące wymagania prawne. Jako, że są to działania kompleksowe i długofalowe w swoim założeniu wpływać mają na poprawę jakości usług m.in. poprzez wprowadzanie efektywnych systemów zarządzania, samodoskonalenie organizacji jako instytucji i pracowników czy usprawnianie relacji kierownictwa z pracownikami.

 

Wszelkie podejmowane działania mające na celu Systematyczny rozwój Systemu Zarządzania Jakością z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań służyć mają osiągnięciu stanu, w którym
w sposób kompleksowy zarządza się jakością pracy Urzędu, jako jednostki świadczącej usługi dla mieszkańców.

 

Aby sięgnąć do genezy podejmowanych i planowanych działań przywołać należy Umowę z kwietnia 2009 r. zawartą pomiędzy Miastem Mysłowice a firmą Doradztwo Gospodarcze PMC. Przedmiotem niniejszej umowy była realizacja kompleksowej usługi doradczej związanej z wdrożeniem systemu zarządzania jakością oraz przygotowaniem Urzędu Miasta Mysłowice do certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009. Warto podkreślić, że projekt był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowany był pod nadzorem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Efektem zrealizowania powyższej umowy był audit certyfikujący w wyniku którego jednostka certyfikacyjna wydała poświadczenie o wdrożeniu i stosowaniu w Urzędzie Miasta Mysłowice Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z normą PN-EN ISO 9001:2009. System do dnia złożenia niniejszego wniosku jest utrzymany, corocznie rozwijany i udoskonalany poprzez poniżej opisane działania.

 

Jednym z działań projakościowych, którego głównym celem jest ułatwienie kontaktu mieszkańcom Miasta z Urzędem jest realizacja projektu „SEKAP – System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej”. Zakres projektu, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, obejmował stworzenie teleinformatycznego środowiska dla świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej, działania analityczne związane z przygotowaniem organizacyjnym do wdrożenia powyższego środowiska, a następnie zarządzania działaniami związanymi ze świadczeniem usług publicznych.

 

Główne cele projektu SEKAP, do realizacji którego Urząd Miasta Mysłowice przystąpił w 2012 r., to:

- obniżenie kosztów świadczenia usług publicznych;

- podniesienie jakości usług publicznych;

- poszerzenie oferty usług świadczonych drogą elektroniczną;

- poprawa warunków rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej;

- zwiększenie stopnia wykorzystania technologii informatycznych przez mieszkańców;

- wzrost konkurencyjności w skali krajowej oraz europejskiej.

 

Realizacja powyższego projektu nie byłaby możliwa bez funkcjonującego już w Urzędzie Miasta Mysłowice Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów eSOD, którego wprowadzenie było możliwe dzięki realizacji projektu „eGmina Mysłowice – szerokopasmowy dostęp do Internetu” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Wprowadzony system zapewnia możliwość elektronicznego zarządzania dokumentami wpływającymi do Urzędu, jak i wszystkimi dokumentami wytwarzanymi wewnątrz Urzędu. Dzięki połączeniu systemów eSOD oraz SEKAP nie tylko dano możliwość wysyłania elektronicznych wersji formularzy i wniosków do Urzędu, ale również ich elektronicznego obiegu wewnątrz Urzędu. Mierniki określające stopień wykorzystania powyższych systemów wskazują na słuszność podjęcia decyzji o wprowadzeniu powyższych rozwiązań.

 

Uzupełnieniem działań związanych z systemowym podejściem do spraw związanych z obiegiem korespondencji jest wprowadzona na przełomie 2011/2012 r. platforma Intranetowa. Wprowadzenie narzędzia podyktowane było koniecznością zebrania w dostępnym dla wszystkich pracowników systemie najważniejszych dokumentów, rejestrów i informacji. Dodatkowo aplikacja umożliwia zamieszczanie ogłoszeń/komunikatów, które pozytywnie wpływają na szybkość i czytelność przekazywanych pracownikom informacji. Jego niewątpliwe zalety w znacznym stopniu wpłynęły na skuteczność systemu zarządzania, przede wszystkim na dostęp do najważniejszych dokumentów
i informacji oraz nadzór nad ich aktualnością.

 

Jedną z głównych zalet skutecznego wprowadzenia Systemu Zarządzania Jakością powinno być procesowe podejście do realizowanych zadań. Podejście takie Urząd Miasta rozwija dzięki realizacji projektu pod nazwą „Międzynarodowy model zarządzania miastem jako element przewagi konkurencyjnej” finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. W ramach projektu, wspólnie z Uniwersytetem Warmińsko-Mazurskim oraz Akademią Administracji Sp. z o.o., podjęto się opisu, aktualizacji, analizy, usprawnienia i optymalizacji procesów realizowanych w jednostce. Działania związane z doskonaleniem procesów bezpośrednio nawiązują do założeń strategii „Sprawne Państwo 2011-2020” opracowanej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji.

 

W ramach projektu zaplanowane i realizowane są następujące działania:

  1. Szkolenia i warsztaty z zakresu istoty zarządzania procesowego;
  2. Szkolenia i warsztaty z zakresu podniesienia efektywności procesów;
  3. Aktualizacja danych o realizowanych procesach organizacyjnych;
  4. Zebranie danych o realizowanych procesach organizacyjnych w jednostkach organizacyjnych;
  5. Konsolidacja i standaryzacja procesów organizacyjnych.

 

Kolejnym krokiem na drodze systematycznego i skutecznego poprawiania jakości usług i realizowanych zadań jest udział Urzędu Miasta Mysłowice w projekcie „Benchmarking jako sposób na efektywną kontrolę zarządczą w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Głównym partnerem i jednocześnie nadzorującym realizację projektu jest Śląski Związek Gmin i Powiatów.

 

W szczególności celami projektu jest:

- wypracowanie modelowych wskaźników efektywności działania urzędu jednostki samorządu terytorialnego z udziałem ekspertów zewnętrznych, 

- podniesienie kwalifikacji kadry zarządzającej użytkowników produktu (urzędów miast, gmin
i powiatów) z zakresu monitorowania i doskonalenia realizowanych działań,

- zaprojektowanie i udostępnienie użytkownikom produktu narzędzia informatycznego do systemowego monitorowania efektywności działania jednostek,

- włączenie użytkowników produktu w proces systematycznego monitorowania modelowych wskaźników,

- identyfikacja, wymiana i upowszechnianie dobrych praktyk,

- upowszechnienie modelowych wskaźników efektywności oraz uśrednionych wyników monitorowania wśród uczestników projektu.

 

Dodatkową wartością udziału w projekcie jest przeprowadzenie badania ankietowego zadowolenia mieszkańców ze świadczonych usług, które przeprowadzane jest przez profesjonalną firmę na próbie ponad 1 tys. klientów Urzędu. Wyniki ankiety, w ramach benchmarkingu, porównywane są do pozostałych uczestników projektu co pozwala na zidentyfikowanie słabych stron i reagowanie w obszarach, które klienci Urzędu oceniają jako najsłabsze.

 

Dodatkiem dla wszystkich wyżej wymienionych działań jest przystąpienie przez Urząd Miasta Mysłowice do projektu „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” realizowanego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji. W ramach projektu, przy współudziale Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, zrealizowano zadanie pn.: „Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) w JST”. Przy współudziale eksperta MSAP, po przeprowadzeniu niezbędnych szkoleń, grupa pracowników Urzędu Miasta przeprowadziła samoocenę wykorzystując do tego celu model CAF 2013. W efekcie samooceny zidentyfikowano obszary do poprawy spośród których wybrane są już doskonalone. Dzięki zastosowaniu powyższego międzynarodowego/uniwersalnego modelu i wsparciu eksperta MSAP zyskano pewność, że samoocena odzwierciedla rzeczywisty stan organizacji a jej wyniki nie budzą wątpliwości pracowników Urzędu.

 

Bardzo istotnym elementem potwierdzającym skuteczne i efektywne wprowadzenie i stosowanie Systemu Zarządzania Jakością ISO jest wypełnianie przez system ISO standardów kontroli zarządczej, której zakres opisany został w Ustawie o finansach publicznych oraz Komunikatach Ministra Finansów. W Zarządzeniu Prezydenta Miasta Mysłowice z grudnia 2013 r. określone zostały podstawy systemu kontroli zarządczej funkcjonującej w Urzędzie Miasta Mysłowice. Z uwagi na fakt, że wprowadzony system jest sprawdzony i skuteczny daje on podstawy do oświadczenia, że realizacja zadań odbywa się w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Powyższe jest rozwiązaniem bardzo nowoczesnym i w sposób pozytywny wpływa na ugruntowanie i rangę systemu zarządzania jakością. Wypełnianie bowiem ustawowych zadań przez system ISO potęguje jego możliwości i skuteczność wpływając jednocześnie stabilizująco na jego trwałe funkcjonowanie w jednostce takiej jaką jest Urząd Miasta.

 

W zakresie bezpośredniego wpływu wprowadzania nowoczesnych rozwiązań i uwzględnianiu potrzeb pracowników Urzędu Miasta Mysłowice warto wspomnieć o wykorzystywaniu na potrzeby szkoleniowe platform e-learningowych. Najważniejszą z nich jest portal szkoleniowy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, który w swym zakresie oferuje m.in. szkolenia z zakresu zamówień publicznych, postępowania administracyjnego, finansów publicznych czy etyki. Do chwili obecnej na szkolenia zapisanych zostało ok. 150 pracowników Urzędu, co stanowi prawie 50% liczby pracowników.

 

Wszelkie wyżej opisane działania są kolejnymi etapami realizacji działań projakościowych, które doprowadzić mają do wprowadzenia w Urzędzie Miasta Mysłowice kompleksowego zarządzania jakością (TQM – Total Quality Management). W literaturze związanej z zarządzaniem jakością droga zawierająca poszczególne etapy doskonalenia zarządzania w administracji publicznej zilustrowana jest poniższą grafiką. Urząd Miasta Mysłowice ze stanu wyjściowego przeszedł już przez wszystkie zilustrowane etapy co w znaczący sposób wpłynęło na wiedzę, doświadczenie i świadomość pracowników a poprzez to na jakość realizowanych zadań i zadowolenie klientów Urzędu.

Oceń artykuł:
zobacz ranking »
47%
53%
Copyright © ForumBiznesu.pl 2012-2018 - Design & Engine - portale internetowe - FineCMS.pl
Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce lub konfiguracji usługi.