Przepisy o pracy zdalnej będą wymuszały na pracodawcach dodatki dla osób wykonujących swoje obowiązki w domu. Teraz firmy muszą tylko oszacować ich wysokość. Od kwietnia bowiem pracownicy powinni już pieniądze dostawać. O nowym prawie, które na początku roku zostało uchwalone przez Sejm, napisał serwis Pulshr.pl.
Czytamy w nim, że obecnie pracodawcy głowią się nad tym, jak i ile pieniędzy płacić pracownikom za home office. Przepisy bowiem tego nie precyzują i zostawiają tu pewną dowolność. Wiele jednak wskazuje na to, że koszty mogą być rozliczane ryczałtowo.
- Przyjęto, że koszt godziny pracy komputera w domu może być oszacowany na poziomie około 30 groszy. Mówimy o poborze energii – mówi serwisowi Marek Jarosiewicz, adwokat z kancelarii Wódkiewicz & Sosnowski.
Ale to przecież niejedyny koszt. Zapłacić trzeba również za dostęp do internetu oraz pokryć tzw. inne koszty, które są swego rodzaju furtką w przepisach. Te mogą się różnić w zależności od konkretnej sytuacji i dotyczyć np. kosztów drukowania dokumentów.
Jakiego rzędu dodatki mogą otrzymać pracownicy zdalni? - Przy założeniu zużycia prądu na poziomie 30 MWh miesięcznie przy komputerze stale podłączonym do prądu jest to koszt na poziomie ok. 40 zł. Rachunek za dekoder z internetem to średnio ok. 100 zł miesięcznie – przy czym do pracy wykorzystujemy go przez ok. 8 godzin dziennie, czyli internet do celów służbowych kosztuje nas ok. 40 zł. - szacuje w rozmowie z pulshr.pl Maciej Andrzejewski, adwokat w CMS specjalizujący się w prawie pracy.
Eksperci jednak zwracają uwagę, że pracownicy nie powinni liczyć na zwrot części pieniędzy np. za najem mieszkania czy za zakup kawy.
Edyta Stolarek, senior payroll manager z firmy MDDP Outsourcing, która wzięła udział w konferencji zorganizowanej przez Akademię WSB pt. „Nowelizacja Kodeksu pracy – ocena regulacji i jej skutki” wskazała, że wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu powinna pokrywać koszty pracy zdalnej, jakie ponosi pracownik, realizując obowiązki zawodowe w domu. Prawo nie precyzuje jednak, jak ta kwota ma być wyliczana.
- Pod uwagę musimy wziąć trzy parametry: zużycie prądu, dostęp do internetu i „inne” - to taka furtka dla pracodawców. Pojawiają się pytania pracowników, czy czynsz za mieszkanie będzie można częściowo przerzucić na pracodawcę - skoro nie płaci za wynajem biura, a ja płacę za wynajem mieszkania, to niech się dorzuci. To tak nie działa, choć znam sytuację, kiedy pracodawca rozliczał koszty kawy i wody. Trzeba wziąć pod uwagę realne koszty, jakie ponosi pracownik – mówiła Edyta Stolarek.
Jak zauważył Oskar Sobolewski, ekspert emerytalny i rynku pracy w HRK, ustawodawca przerzucił konieczność zaproponowania ryczałtu na pracodawców i związki zawodowe lub reprezentacje pracowników, którzy powinni uzgodnić wysokość ryczałtu.
- Informacje przekazywane przez pracodawców pokazują, że pracodawcy na ogół dzisiaj już płacą za każdy dzień od 3-4 zł do 5-8 zł i w takim kierunku należy się spodziewać ustalania finalnej wysokości ryczałtu. Ale jest to pewna średnia rynkowa i finalnie od decyzji pracodawcy będzie zależało, ile zapłaci za pracę zdalną. To, co ważne - pracodawcy powinni zapłacić za faktyczne dni pracy zdalnej, a nie za każdy dzień – skomentował Oskar Sobolewski.
Szacunkowe wyliczenia podał także Maciej Andrzejewski, specjalizujący się w prawie pracy adwokat CMS.
- Przy założeniu zużycia prądu na poziomie 30 MWh miesięcznie przy komputerze stale podłączonym do prądu jest to koszt na poziomie ok. 40 zł. Rachunek za dekoder z internetem to średnio ok. 100 zł miesięcznie – przy czym do pracy wykorzystujemy go przez ok. 8 godzin dziennie, czyli internet do celów służbowych kosztuje nas ok. 40 zł. Oczywiście ryczałt powinien uwzględniać dodatkowe elementy, jak np. koszt wydruków, stąd optymalnym rozwiązaniem byłoby ustalenie ryczałtu w wysokości 100 zł miesięcznie, co powinno pokryć koszty standardowego wykorzystania sprzętów – oszacował Maciej Andrzejewski.
Dagmara Leonik oraz Marta Larwa, menedżerki w zespole people advisory services w EY Polska, stwierdziły z kolei, że nie ma jednej kwoty adekwatnej dla każdej firmy. Wszystko zależy od sytuacji w danej organizacji oraz wymiaru pracy zdalnej - czy pracownik wykonuje swoje zawodowe obowiązki wyłącznie zdalnie, czy też w tzw. modelu hybrydowym. Jak dodają, kwota ta powinna odzwierciedlać również wymiar zatrudnienia pracownika.
- Dla wyliczenia odpowiedniej kwoty istotne jest to, jakim sprzętem dysponują pracownicy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której część pracowników posiada telefony służbowe z dostępem do Internetu. Między innymi już z tych powodów wysokość ryczałtu dla różnych grup pracowników może być inna. Dodatkowo firmy mogą zdecydować się również na pokrycie pozostałych kosztów związanych z pracą zdalną, np. wody, kawy lub herbaty – mówiła Dagmara Leonik.
- W konsekwencji spodziewamy się, że w zależności od zorganizowania pracy zdalnej w przedsiębiorstwie wysokości dopłat będą się różnić. Bez względu jednak na to, jakie elementy zostaną uwzględnione do kalkulacji, pracodawca powinien zabezpieczyć swoją sytuację poprzez przygotowanie informacji omawiających wyliczenia elementów składowych ekwiwalentu lub ryczałtu – dodała Marta Larwa.
Zdaniem Oskara Sobolewskiego ryczałt wydaje się wygodniejszym rozwiązaniem niż ekwiwalent. Jak zauważa, jedna wysokość ustalona dla wszystkich pracowników nie będzie rodziła dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy związanych z tym „dodatkiem” do wynagrodzenia.
Również Dagmara Leonik uważa, że - pomimo podobieństw - ryczałt wydaje się jednak lepszy dla firm z uwagi na fakt, że będzie prostszy w zastosowaniu.
- Ryczałt co do zasady ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu jego wysokości zastosowanie mają reguły podobne jak w przypadku ekwiwalentu. Oznacza to, że należy wziąć pod uwagę w szczególności: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych – tłumaczyła Dagmara Leonik.
- Nowe przepisy przewidują wyłączenie z przychodu wypłacanych pracownikowi kwot związanych z pracą zdalną. Dotyczą one kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ale również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Stąd pamiętać należy o udokumentowaniu zasad jego wyliczenia. Pozwoli to również na weryfikację czy istnienie konieczności aktualizacji przykładowo z uwagi na zmiany cen energii elektrycznej – dodała Leonik.
Na tę kwestię zwróciła uwagę także Edyta Stolarek - kwota związana z pracą zdalną nie będzie ani opodatkowana, ani oskładkowana. To zwrot kosztów.
- Trzeba być bardzo ostrożnym. Warto zachować wyliczenia na potrzeby kontroli. Wiemy, że sprawy te będą kontrolowane przez organy skarbowe i ZUS. Zapytano mnie, czy można zwrócić pracownikowi 15 tys. zł. Wszystko zależy od tego, jak bardzo chcemy mieć urząd skarbowy na głowie. Ja odradzam tego typu praktyki. Jeszcze raz podkreślę, że mają to być realne koszty, jakie ponosi pracownik i mają być związane wyłącznie z realizacją zadań związanych ze stosunkiem pracy – ocenia Stolarek.
Również Marta Larwa i Dagmara Leonik uważają, że zróżnicowane kwoty dopłaty będą wyzwaniem. Z uwagi na wiele czynników, jakie należy wziąć pod uwagę przy wyliczaniu ryczałtu, kwoty te będą się różnić między poszczególnymi firmami i nie ma jednej uniwersalnej wartości dla wszystkich.
- Można się spodziewać, że niektórzy pracodawcy będą dążyć do podwyższania ryczałtu lub ekwiwalentu, aby wykorzystać efektywność, jaką daje wyłączenie z PIT i ZUS i w ten sposób oferować wyższe wynagrodzenie netto. Przy czym wyłączenie to należy jednak interpretować wąsko, stąd konieczne będzie staranne weryfikowanie, czy wypłacone pracownikowi kwoty nie wykraczają poza zakres określony w przepisach – mówiła Marta Larwa.
- W przypadku zakwestionowania podejścia przez organy podatkowe i uznania wypłaconych kwot za przychód pracownika będzie to oznaczało konieczność zapłaty PIT i ZUS w części pracownika i pracodawcy od wypłaconej kwoty. W konsekwencji wszelkie zawyżenia i chęć ukrycia w tej kwocie bonusów czy benefitów oznaczać może zakwestionowanie zwolnienia z PIT. Niemniej wysokość dopłaty do pracy zdalnej może stanowić element zachęcający do podjęcia zatrudnienia u danego pracodawcy, który przywiązuje wagę do odpowiedniego zorganizowania pracy zdalnej u pracownika w domu – dodała Dagmara Leonik.
Dotychczasowe zasady funkcjonowania pracy zdalnej będą się znaczenie różniły od rozwiązań nowych zapisanych w Kodeksie pracy – stwierdzono w podsumowaniu. (jmk)
Foto: Biznes w INTERIA.PL - Interia
Źródło: Pulshr.pl