Jak już informowaliśmy, od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie firmy wpisane do KRS będą miały obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Urzędy oraz zawody zaufania publicznego (m.in. adwokaci, radcy prawni, notariusze) mają jeszcze mniej czasu, ponieważ ten obowiązek obejmie je już od 1 stycznia.
Zasłużony list polecony
List polecony stanowi podstawowy sposób przekazywania oficjalnych dokumentów i informacji szczególnie w sektorze publicznym, gdzie konieczne jest udowodnienie wysłania dokumentu. Z kolei w biznesie listy polecone są stosowane w transakcjach handlowych, umowach i wymianie dokumentów prawnych.
Koszty związane z przygotowaniem, wysyłką i obsługą tradycyjnych listów poleconych były od lat wkalkulowane w codzienne funkcjonowanie firm i instytucji. Podobnie jak wpływ na długość procesów i szybkość reakcji liczoną w dniach lub tygodniach. Cyfryzacja zmieni ten stan rzeczy.
e-Doręczenia - rewolucję w oficjalnej komunikacji?
Gdy rośnie świadomość korzyści z nowoczesnych form komunikacji, e-Doręczenia stają się alternatywą dla tradycyjnych listów poleconych. Obowiązek ich wdrożenia i stosowania wprowadza Ustawa o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 roku. - E-Doręczenia umożliwiają śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. Ułatwia to zarządzanie dokumentami oraz zapewnia transparentność i kontrolę nad procesem ich dostarczenia do adresata. Wpływa to na efektywność i skuteczność całego procesu korespondencji przedsiębiorców, urzędów i obywateli - tłumaczy Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu w Asseco Data Systems.
Korzyści z e-Doręczeń
- Szybkość: e-Doręczenia umożliwiają natychmiastowe przekazanie dokumentów i dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie w skrzynce e-Doręczenia. Wykluczają ograniczenia związane z transportem papierowej przesyłki. Niedostępność poza godzinami pracy jednostek pocztowych, opóźnienia w transporcie, wizyty na poczcie, oczekiwanie na listonosza - to wszystko przechodzi do historii.
E-Doręczenia odegrają także decydującą rolę w sytuacjach, gdy kluczowy jest czas, tzn. liczy się szybkość lub możliwość przesłania do końca dnia, czyli 23:59. Fakt przesłania „na czas” potwierdzać będą dowody generowane przez system. Ułatwia to szybką reakcję na bieżące wydarzenia oraz wspiera elastyczne zarządzanie dokumentacją.
- Efektywność: Rejestrowane doręczenia elektroniczne przyspieszą procesy administracyjne poprzez: krótszy czas przetwarzania dokumentów, automatyzację procesu przetwarzania dokumentów oraz eliminację ręcznej obsługi i mniejsze nakłady pracy. Przy wykorzystaniu systemów zarządzania e-dokumentacją i e-archiwum dokumenty przesyłane e-Doręczeniami można łatwo włączyć w elektroniczny obieg dokumentów w firmie.
- Redukcja czasu i kosztów: e-Doręczenia obniżają wydatki ponoszone na wysyłkę i przechowywanie korespondencji oraz eliminują koszty papieru, tonerów, kopert potrzebnych do nadania przesyłki i transportu jej na pocztę.
- Bezpieczeństwo korespondencji: Atutem e-Doręczeń jest sposób ich zabezpieczenia za pomocą kwalifikowanych usług zaufania (znacznik czasu, pieczęć elektroniczna), który gwarantuje zarówno nadawcy, jak i odbiorcy bezpieczeństwo w postaci potwierdzenia czasu wykonanej czynności czy też zapewnienia integralności korespondencji. Dodatkowo każda nadana przesyłka jest szyfrowana przed wysłaniem i odszyfrowywana jedynie w momencie pobierania jej przez użytkownika skrzynki, co gwarantuje poufność danych.
Czy można wybrać dostawcę e-Doręczeń?
W przypadku firm, zawodów zaufania oraz osób fizycznych jest możliwość wyboru dostawcy, jak i rodzaju usługi. – Komercyjni dostawcy oferują usługę kwalifikowaną, która pozwala na komunikację zarówno z urzędami, firmami jak i osobami fizycznymi. Dla instytucji publicznych jest przeznaczona usługa publiczna, która służy do kontaktu jedynie w zakresie urząd-użytkownik oraz urząd-urząd. Przewagą rozwiązania oferowanego przez Asseco jest także możliwość integracji z systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmach, co zdecydowanie ułatwia obsługę korespondencji. Dodatkowo korespondencja z urzędami jest bezpłatna - wyjaśnia Paweł Wojtaszyk.
Polecony nowej generacji - terminy i obowiązek wdrożenia
Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie firmy z KRS mają obowiązek posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Natomiast nowo rejestrowane spółki oraz działalności rejestrujące się w CEiDG mają taki obowiązek już od stycznia 2025 roku. Obowiązek ten będzie dotyczył docelowo wszystkich firm, ponieważ podmioty obecnie wpisane do CEiDG mają wyznaczony termin na 1 października 2026 roku. W przypadku urzędów, służb, instytucji centralnych i samorządowych oraz zawodów zaufania publicznego obowiązującym terminem jest 1 stycznia 2025 r.
Fotoi: NaszTomoszow.pl //
Źródło: Asseco / PAP MediaRoom