Aż 7 na 10 procesów digitalizacji przedsiębiorstw w pewnym momencie zwalnia lub nie dochodzi do skutku1. Najnowsze badania McKinsey Global Survey pokazują, że organizacje mają duże szanse na odzyskanie utraconego impetu, ponieważ spowolnienia zwykle występują z przyczyn, na które firmy mają wpływ. Do czynników tych należą brak odpowiednio przeszkolonych pracowników czy sprzętu, brak przejrzystości lub niedostosowanie strategii cyfrowej do danej firmy, niedostateczne zaangażowanie wszystkich pracowników w realizację procesu oraz nieefektywny projekt transformacji cyfrowej, który dodatkowo jest komunikowany w niewłaściwy sposób.
Poprawa wydajności oraz efektywności w poszczególnych działach firmy, szybsza realizacja projektów, lepsza jakość obsługi klientów, zdobycie przewagi konkurencyjnej, a także obniżka kosztów związanych z prowadzeniem biznesu – to tylko część ogromnych korzyści, jakie niosą za sobą digitalizacja, modernizacja sieci IT oraz wdrożenie nowych, cyfrowych narzędzi. Tymczasem, jak pokazuje praktyka, wielu firmom nie udaje się przeprowadzić z sukcesem transformacji cyfrowej do końca.
Dlaczego transformacja cyfrowa w firmach stopuje?
Przeszkody w przeprowadzeniu skutecznej transformacji cyfrowej napotyka zdecydowana większość firm, które podjęły wyzwanie wcielania w życie tego procesu we własnych strukturach. Dotyczy to ponad 70 procent przedsiębiorstw2. Największym zagrożeniem dla inicjatyw cyfrowych nie są czynniki zewnętrzne takie jak zakłócenia na rynku lub w otoczeniu biznesowym, na które firma nie ma wpływu i nad którymi nie jest w stanie zapanować. Dużą rolę odgrywają czynniki wewnętrzne.
Według najnowszych raportów aż 60% z tych przeszkód nie powinno być problemem dla przedsiębiorstwa w perspektywie krótko- lub średnioterminowej. Jednak z naszego doświadczenia wynika, że bezpośrednio z punktu widzenia samej firmy czasami trudno dostrzec czynniki blokujące lub uniemożliwiające przeprowadzenie transformacji cyfrowej, a tym bardziej znaleźć skuteczne rozwiązania dla ich pokonania. Jednak blisko 50% przedsiębiorstw za znaczące utrudnienie uważa brak jasności oraz źle zakomunikowaną strategię transformacji. Pomoc podmiotu zewnętrznego, specjalizującego się w tych działaniach, pozwoli przebrnąć firmie przez ten trudny proces, krok po kroku. Coraz częściej jesteśmy angażowani przez naszych klientów do zaprojektowania efektywnego oraz optymalnego kosztowo procesu, doboru narzędzi a także wdrożenia samego procesu wraz z jego digitalizacją. W takich sytuacjach najbardziej korzystne okazuje się podjęcie współpracy ze sprawdzonym partnerem, który przeprowadzał już wielokrotnie transformacje cyfrowe w różnych instytucjach. Patrząc z zewnątrz, można zauważyć, co tak naprawdę blokuje proces digitalizacji. Często chodzi również o nieodpowiednią strategię cyfrową albo brak zaangażowania i wdrożenia pracowników. W przypadku naszych usług tzw. end to end solution jest unikalną wartością dodaną. Jeden dostawca jest w stanie od początku zaprojektować proces, dobrać narzędzia do jego digitalizacji, wdrożyć całość w życie, a następnie zająć się pełną obsługą papierowo-cyfrową. Jak pokazuje praktyka, większość procesów digital zaczyna się od dokumentów w formie papierowej i wielokrotnie w takiej formie hybrydowej, papier i digital, funkcjonuje. Powodem takiej sytuacji są najczęściej wymogi prawne.
Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain Polska
Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain Polska
Według badań najczęstszym sposobem na zaistniałe problemy jest wymiana lidera transformacji – takie rozwiązanie wskazuje 30% respondentów3. Dlatego wybór odpowiedniego partnera, który zaopiekuje się procesem, jest tak istotny. Zdaniem Prezes Iron Mountain, dobrze zaplanowana strategia transformacji cyfrowej powinna być jasna, jak również odpowiadać indywidualnym potrzebom i być dostosowana do działań, które są realizowane w firmie. Kolejne etapy digitalizacji wprowadza się stopniowo, wraz z rozwojem firmy oraz pojawieniem się wyzwań, z jakimi przyjdzie się jej zmierzyć. Takie postępowanie ma zdecydowanie większe szanse powodzenia całego procesu.
Zeszłoroczny raport Deloitte4 pokazał, że osiągnięcie przez organizację dojrzałość cyfrowej ma bezpośrednie, pozytywne przełożenie na wyniki finansowe firmy. Dzieje się tak, ponieważ digitalizacja prowadzi do wzrostu przychodów, poprzez poprawę jakości produktów i usług, przyspieszenie procesów, a więc polepszenie wydajności oraz zwiększenie zaangażowania pracowników. Wszystkie te czynniki bezpośrednio wpływają na zadowolenie klientów. Natomiast niewłaściwe przeprowadzenie lub spowolnienie procesu cyfryzacji nie tylko generuje wydatki i oznacza konieczność poniesienia dodatkowych kosztów. Zwykle firma traci również swoją pozycję, zaczyna odstawać od idącej naprzód konkurencji, która powoli zaczyna przejmować rynek.
Digitalizacja wpływa na pracowników
Firmy, które mają niewielki kontakt z technologiami cyfrowymi lub nie mają go wcale, twierdzą na ogół, iż przeszkodą w poprawnie przeprowadzonej transformacji cyfrowej jest brak odpowiednio wyszkolonej kadry. Zaledwie nieco ponad 40 procent pracodawców jest zdania, że posiada odpowiednie zasoby ludzkie. Dla porównania – ponad 90 procent firm, które na co dzień mają styczność z technologiami cyfrowymi, uważa, że ich organizacja posiada odpowiednie zasoby kadrowe5. Konieczne jest pozyskanie otwartości pracowników na digitalizację.
Badania pokazują, że aż 60 proc. respondentów dostrzega wpływ automatyzacji na ich obowiązki. Jednak należy zadbać o właściwą komunikację całego, wcielanego w życie procesu oraz o odpowiednie szkolenia dla wszystkich pracowników. Dzięki temu każdy zatrudniony będzie wiedział, jak wykorzystać nowe rozwiązania i jakie korzyści niosą one dla niego i jego codziennej pracy.
Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska
Niewątpliwie w procesie transformacji cyfrowej najważniejsze jest nie tylko odpowiednie przeprowadzone wdrożenie, które nie zakłóci bieżącego działania firmy. Bardzo istotna jest klarowna komunikacja i aktywne zaangażowanie w zmiany pracowników. To w dużej mierze od ich postawy zależy powodzenie całego projektu.
1 https://hbr.org/2019/03/digital-transformation-is-not-about-technology
2 McKinsey Global Survey: https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/how-to-restart-your-stalled-digital-transformation
3 Jw.
4 https://www2.deloitte.com/us/en/insights/topics/digital-transformation/digital-transformation-survey.html
5 Wyniki globalnego badania Deloitte „Paradoks Czwartej Rewolucji Przemysłowej: Pokonywanie przeciwności na drodze przekształceń cyfrowych”: https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/technology/articles/4-rewolucja-przemyslowa-raport.html.