Firmom w Polsce zostało kilkanaście miesięcy na przygotowanie się do rewolucji, jaką jest obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Rozwiązaniem może być SmartKSeF, system znakomicie ułatwiający komunikację z rządowym narzędziem do e-fakturowania opracowany przez Exorigo-Upos, dostawcę omnichannelowych rozwiązań dla retailu.
To już pewne. Od 1 stycznia 2024 r. wprowadzony zostaje obowiązek korzystania z KSeF, systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów, który posłuży polskim przedsiębiorcom do przetwarzania tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Wtedy staną się one jedyną obowiązującą formą faktury VAT w Polsce. E-Faktury po 1 stycznia 2024 roku nadal będą powstawały w systemach finansowo-księgowych, ale nabiorą mocy prawnej dokumentu VAT dopiero po zarejestrowaniu w KSeF – poinformował serwis Businessinsider.com.pl
W grudniu trwały konsultacje społeczne do opublikowanego z początkiem tego miesiąca projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającej KSeF. Wcześniej między innymi rząd przeprowadził procedurę zgłoszenia do unijnych instytucji obowiązku elektronicznego fakturowania w Polsce oraz uruchomił KSeF — firmy mogły z niego korzystystać dobrowolnie od stycznia 2022 roku. Z tej opcji skorzystała jednak tylko garstka podatników — pod koniec 2022 roku rząd informował, że było to zaledwie 90 podmiotów z blisko 1,9 miliona podatników VAT. To bardzo niepokojące, biorąc pod uwagę, że wprowadzenie KSeF w firmie — zwłaszcza dużej — wymaga poważnych zmian organizacyjnych i technologicznych – wyjaśnił serwis.
Po pierwsze, zakres obowiązkowego e-fakturowania przez KSeF będzie szeroki. Obejmie nie tylko typowe faktury B2B, ale również wystawiane na żądanie konsumentów (B2C). Wg projektu zmiany ustawy o VAT od 2024 r. nie będzie zatem uznawany za fakturę paragon z NIP do 450 zł. Obowiązkowe będzie też wystawianie w KSeF faktur dokumentujących nabycie produktów rolnych oraz usług rolniczych od rolników ryczałtowych, tj. faktury VAT RR oraz faktury VAT RR korygujące.
Po drugie, w kolejnych miesiącach działania KSeF pojawią się dodatkowe obowiązki. Od 1 lipca 2024 roku wprowadzona zostanie konieczność podania w tytule przelewu za e-Fakturę referencji do identyfikatora KSeF, a od 2025 r. zostanie wycofana możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W konsultowanym w grudniu projekcie ustawy o VAT pojawiła się propozycja kary za brak wystawienia faktury w KSeF lub niezgodność dokumentu z udostępnionym wzorem. Ministerstwo Finansów określiło ją w wysokości 100 proc. podatku VAT na fakturze, przy minimalnym poziomie 1000 zł per dokument. W przypadku, gdy faktura nie będzie obejmowała kwoty podatku, kara będzie określana w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem – czytamy dalej.
Ponadto kary będą nakładane przez urzędników poprzez wydanie decyzji, a więc podatnicy zapłacą je bez konieczności wezwania, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji – napisano w informacji.
Tutaj istnieje pewna furtka, która pozwoli uniknąć wysokiej kary. Ministerstwo zapewniło, że w ramach procedury awaryjnej będzie możliwość wystawiania e-faktury zgodnie ze schematem, ale z pominięciem wysyłki do KSeF oraz przekazywania jej do odbiorcy w uzgodniony z nim sposób. Wtedy w ciągu 7 dni będzie istniała konieczność rejestracji takich faktur w systemie rządowym. Oczywiście by to zrobić, w wypadku firmy, będzie to oznaczało konieczność posiadania odpowiedniego narzędzia IT do przeprowadzenia tego rodzaju operacji - podano.
Eksperci Exorigo-Upos zwrócili uwagę na szereg wyzwań, z którymi muszą zmierzyć się firmy w związku z wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Przede wszystkim odpowiednio zmodyfikowane muszą być systemy finansowo-księgowe w przedsiębiorstwach, w tym należy np. zweryfikować w nich dostępność danych obligatoryjnych oraz fakultatywnych dla struktury e-faktury – napisano w tekście.
Te systemy niewykluczone, że będą musiały być modyfikowane szybko i często. Aktualizacje interfejsu API KSeF są bardzo prawdopodobne. Ponadto w kolejnych miesiącach pojawią dodatkowe wspomniane wymagania prawne, a więc i z tej strony niezbędne będą aktualizacje oprogramowania – wyjaśnił serwis.
Ponadto mogą się pojawić problemy z czasem wystawiania e-faktur w KSeF. Zarówno dlatego, że limity dostępowe API KSeF dotyczą całego podmiotu, co może być problemem przy wielu rozproszonych systemach dziedzinowych w większych firmach. Po drugie, Ministerstwo Finansów deklaruje wydajność KSeF na poziomie 100 milionów faktur dziennie. Z jednej strony to dużo, ale z drugiej, wg szacunków na dziś, w okresie zamykania miesiąca 1,9 miliona podatników uprawnionych do wystawiania faktur może wygenerować ich jednak więcej, co wpłynie na wydłużenie uzyskania niezbędnego identyfikatora KSeF.
SmartKSeF przede wszystkim pobierze faktury ze wszystkich możliwych systemów wykorzystywanych w firmie, sprawdzi ich zgodność z rządowymi normami w trybie synchronicznym i wyśle do KSeF. W wypadku jego niedostępności zakolejkuje faktury sprzedaży i będzie ponawiał próby fakturowania w rządowym systemie.
Przy tym wszystkim SmartKSeF informuje na bieżąco o stanie przetwarzanych faktur, raportuje natychmiast możliwe błędy, pozwala w jednym miejscu podejrzeć dokumenty przekazane przez różne systemy sprzedaży w różnych formatach. Pozwala też na personalizację wyglądu e-faktury.
To, co wyróżnia system to fakt obsługi załączników do faktur i specjalny identyfikator zlecenia fakturowania umieszczony na fakturze jako QR code. Pozwala na podgląd anonimowy faktury, bez znajomości ID KSeF. Daje to możliwość wygenerowania faktury w momencie sprzedaży bez konieczności czekania na przetworzenie w systemie rządowym. SmartKSeF pracuje w chmurze Microsoft Azure, co gwarantuje zarówno jego dużą wydajność, skalowalność, bezpieczeństwo jak i szybki czas wdrożenia. Grono ekspertów Exorigo-Upos działa aktywnie w obszarze KSeF, co pozwala na sprawne przygotowanie aktualizacji usługi, aby była zgodna z obowiązującym prawem. To również oznacza, że system jest ekonomiczny i można go szybko uruchomić. mama to coraz większe znaczenie — czasu na dostosowanie się do nowego obowiązkowego e-fakturowania jest naprawdę coraz mniej – czytamy w podsumowaniu. (jmk)
Foto: Finanse
Źródło: Businessinsider.com.pl