E-Doręczenia już obowiązkowe, ale nie wszyscy wiedzą o co w nich chodzi

1 kwietnia zaczęły obowiązywać przepisy zobowiązujące duże podmioty do korzystania z e-Doręczeń, czyli systemu elektronicznego doręczania korespondencji, który ma zastąpić listy polecone i tradycyjne formy komunikacji z administracją. Nadal jednak nie wszyscy widzą jak to funkcjonuje.

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, od początku kwietnia obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń dotyczy m.in. spółek zarejestrowanych w KRS, jednostek sektora finansów publicznych i zawodów zaufania publicznego. To oznacza, że kontakt z urzędami, m.in. ZUS, KAS czy ministerstwami, będzie się odbywał wyłącznie cyfrowo, poprzez oficjalne skrzynki doręczeń elektronicznych (OSE). W kolejnych miesiącach lista podmiotów objętych obowiązkiem będzie się rozszerzać.

Co zrobić, aby nie wypaść z obiegu i mieć pewność, że przejście na nowy system przebiegnie prawidłowo? Warto wybrać jednego z certyfikowanych dostawców usługi, np. Autenti. Eksperci pomagają w każdej z niezbędnych czynności, od założenia skrzynki, po bieżące nadawanie i odbieranie przesyłek zgodnie z nowymi przepisami.

Dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia już teraz?

Obowiązek to jedno, ale e-Doręczenia niosą za sobą także szereg praktycznych korzyści. Przede wszystkim, eliminują potrzebę fizycznego przesyłania dokumentów, co przekłada się na realne oszczędności i uproszczenie procesów. Dla dużych organizacji, które codziennie wysyłają dziesiątki, a nawet setki dokumentów, to zmiana o ogromnym znaczeniu operacyjnym. Koszt jednej przesyłki elektronicznej to około 2 zł, podczas gdy list polecony to wydatek rzędu 10 zł. W skali miesiąca oznacza to nawet kilkutysięczne oszczędności. Co ważne, każda przesyłka w systemie e-Doręczeń ma natychmiastowe potwierdzenie doręczenia z mocą prawną, a to kluczowe w przypadku dokumentacji urzędowej czy rozliczeń kontraktowych.

Biznesowe korzyści z wdrożenia e-Doręczeń

Zastosowanie e-Doręczeń przekłada się na wymierne usprawnienia w codziennej działalności firm. Przede wszystkim pozwala znacząco ograniczyć czas i zasoby potrzebne do obsługi korespondencji. Eliminuje konieczność drukowania, kopertowania oraz fizycznej wysyłki dokumentów. Każda przesyłka posiada cyfrowy ślad i potwierdzenie doręczenia, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem i minimalizuje ryzyko błędów.

System funkcjonuje w oparciu o krajową infrastrukturę zaufania, gwarantując zgodność z obowiązującymi przepisami. Wysoki poziom bezpieczeństwa sprawia, że korespondencja trafia wyłącznie do zweryfikowanego adresata, chroniąc wrażliwe dane firmowe i osobowe. Co istotne, rozwiązanie jest skalowalne. Sprawdza się zarówno w małych podmiotach, jak i w dużych organizacjach o rozbudowanej strukturze.

E-Doręczenia mają również wymiar ekologiczny, ponieważ cyfrowa obsługa dokumentów redukuje zużycie papieru i emisję związaną z transportem tradycyjnej poczty, wspierając realizację celów ESG.

Jak firmy korzystają z e-Doręczeń?

Firmy wdrażają e-Doręczenia jako element większej strategii digitalizacji. Przesyłanie umów z kontrahentami, raportów finansowych, dokumentów przetargowych czy decyzji administracyjnych odbywa się cyfrowo, z pełną kontrolą i archiwizacją. Dzięki integracji z podpisem elektronicznym procesy są nie tylko szybkie, ale i formalnie ważne.

W sektorze finansowym e-Doręczenia wspierają np. obsługę umów kredytowych, wezwania do zapłaty i reklamacje. W administracji zaś, korespondencję z ZUS czy KAS. W przetargach publicznych zapewniają formalną zgodność i eliminują ryzyko błędów proceduralnych. Z kolei w branży usługowej usprawniają komunikację z klientem końcowym, umożliwiając np. bezpieczne przesyłanie OWU, polis czy harmonogramów spłat.

Krok w stronę nowoczesnego biznesu

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń to ważna zmiana w krajobrazie komunikacji między firmami a administracją. Ale to również impuls do szerszej transformacji cyfrowej. Dla przedsiębiorstw to moment, by spojrzeć na swoje procesy pod kątem efektywności, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Źródło: Come Creations Group / Autenti