Prawo pracy w Polsce czeka prawdziwa rewolucja. Jeszcze w tym roku i na początku 2026 wejdzie w życie szereg zmian, które wymuszą na przedsiębiorcach dostosowanie procedur rekrutacyjnych, systemów wynagradzania i zasad organizacji pracy. Firmy muszą przygotować się na większą transparentność, nowe obowiązki informacyjne i konieczność wdrożenia systemowych rozwiązań w obszarze HR – zaznaczył serwis MSN.com/pl.
– Prawo pracy nieustannie się zmienia. Z każdym miesiącem słyszymy o nowych regulacjach, które mają ogromny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Pracodawcy, kadrowcy, menedżerowie – wszyscy stoimy dziś przed wyzwaniem bieżącego śledzenia zmian i dostosowywania swoich procedur do dynamicznie rozwijającego się otoczenia prawnego. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby już teraz planować działania wyprzedzające – zanim nowe przepisy wejdą w życie.
Unijna Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń ma na celu zniwelowanie luki płacowej pomiędzy kobietami a mężczyznami - podkreślono.
To jeden z najważniejszych dokumentów, który w najbliższych latach zmieni sposób funkcjonowania działów HR. Jej głównym celem jest zapewnienie przejrzystości i równości wynagrodzeń, a w konsekwencji – przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej. To rewolucja w kulturze organizacyjnej przedsiębiorstw, ponieważ od tej pory wynagrodzenia przestaną być tematem tabu – dr Aneta Żuradzka, Radca Prawny Kancelarii Żuradzki Barczyk i Wspólnicy.
Odrzucenie na poziomie rekrutacji, uniemożliwianie szkoleń, blokowanie awansów czy zmuszanie do wcześniejszej emerytury – dyskryminacja ze względu na wiek na polskim rynku pracy ma się dobrze. Jednak ...
Przepisy zmienią sposób, w jaki firmy rekrutują, wynagradzają i komunikują się z pracownikami. W Polsce wdrożenie nastąpi w dwóch etapach - wskazano.
Etap I – rusza od 24 grudnia 2025 r.
Pracodawca będzie musiał ujawnić wysokość początkowego wynagrodzenia lub jego przedział (tzw. widełki płacowe) już na etapie rekrutacji. Wynagrodzenie należy przy tym rozumieć szeroko – obejmuje ono nie tylko pensję zasadniczą, ale także wszelkie inne składniki oraz inne świadczenia związane z pracą (pieniężne i niepieniężne). Jednocześnie pracodawca powinien poinformować kandydata o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – o ile taki dokument obowiązuje w organizacji. Informacja ta ma być przekazana kandydatowi do pracy na piśmie lub w formie elektronicznej – sama rozmowa telefoniczna nie wystarczy.
Dane o wynagrodzeniu pracodawca będzie mógł przekazać w ogłoszeniu o pracy, przed rozmową kwalifikacyjną, a najpóźniej przed zawarciem umowy. Zalecany termin to 2–3 dni przed spotkaniem,w trakcie którego strony będą ustalać warunki finansowe, tak, by kandydat do pracy mógł świadomie przygotować się do negocjacji - podkreślono.
Nie ma obowiązku umieszczania informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę, ale można to zrobić jako dobry przykład zwiększający transparentność oferty.
Ogłoszenia o pracę muszą być neutralne pod względem płci – nie można już pisać „księgowa”, lecz „osoba ds. księgowości”, „księgowy/księgowa” lub „księgowy (m/k)".
W procesie rekrutacji obowiązywać będzie zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie – zarówno aktualne, jak i historyczne. Można jednak pytać o oczekiwania płacowe.
– To oznacza konieczność przeglądu i aktualizacji wszystkich szablonów ogłoszeń o pracę, formularzy rekrutacyjnych oraz regulaminów wynagradzania. Działy HR powinny również przeszkolić rekruterów, aby nie naruszali nowych zasad w rozmowach z kandydatami – radziła mecenas Żuradzka.
Etap II – termin do 7 czerwca 2026 r.
Kolejne przepisy (art. 6–9 dyrektywy) rozszerzają zakres obowiązków pracodawcy:
– To ogromne wyzwanie organizacyjne, ponieważ pierwszy raport za rok 2026 trzeba będzie złożyć do 7 czerwca 2027 roku. Dla firm zatrudniających powyżej 250 osób raportowanie będzie coroczne, natomiast dla średnich przedsiębiorstw – co trzy lata. Raport o luce płacowej będzie musiał obejmować nie tylko średnią różnicę w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, ale również różnice w premiach, dodatkach i proporcje płci na poszczególnych szczeblach organizacji – wyjaśniła ekspertka.
Pracownicy uzyskają łatwy dostęp do informacji o zasadach wynagradzania, w tym o kryteriach awansu i ścieżkach płacowych w firmie.
Każdy zatrudniony będzie mógł zwrócić się do pracodawcy o informację, ile wynoszą jego zarobki oraz średnie wynagrodzenie (z podziałem na płeć) osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości - czytamy.
Pracodawcy będą zobowiązani co roku przypominać pracownikom o tym uprawnieniu.
Wprowadzony zostanie obowiązek raportowania przez pracodawcę tzw. luki płacowej – początkowo dla firm zatrudniających 250 i więcej osób, później także dla tych w przedziale 100–249 pracowników. Raporty będą obejmowały m.in. średnią różnicę w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, w tym różnice w premiach i dodatkach.
W przypadku, gdy różnica płacowa przekroczy 5%, a nie będzie uzasadniona obiektywnymi kryteriami (np. doświadczeniem, stażem czy wynikami), pracodawca będzie miał 6 miesięcy na jej zniwelowanie, w przeciwnym razie będzie musiał przeprowadzić audyt płacowy z udziałem przedstawicieli pracowników - wskazano.
Od 1 stycznia 2026 r. zmieniają się przepisy dotyczące ustalania stażu pracy – jednego z kluczowych elementów wpływających na uprawnienia pracownicze. Dotychczas do stażu pracy wliczano wyłącznie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę oraz wybrane okresy nauki - podano.
Po nowelizacji katalog zostanie rozszerzony o:
- prowadzenie działalności gospodarczej,
- umowy zlecenia, agencyjne lub o świadczenie usług,
- inne formy aktywności zawodowej podlegające ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.
Warunkiem będzie udokumentowanie tych okresów (np. zaświadczeniem z ZUS) - wskazano.
Jeśli dana osoba wcześniej współpracowała z tym samym pracodawcą w formule B2B, umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub umowy o świadczenie usług pracodawca sam z urzędu uwzględni ten czas do stażu zakładowego.
To kolejny krok w stronę równego traktowania pracowników niezależnie od rodzaju ich wcześniejszej aktywności zawodowej. Oznacza to, że doświadczenie zawodowe zdobyte w innej formie wreszcie zostanie uznane przez prawo - wyjaśniła mecenas Żuradzka.
Z punktu widzenia pracodawcy kluczowe będzie odpowiednie udokumentowanie tych okresów.
– Pracownik musi dostarczyć zaświadczenie z ZUS potwierdzające opłacanie składek, chyba że współpracował wcześniej z tym samym pracodawcą – wówczas to firma z urzędu doliczy te okresy do stażu zakładowego – dodała ekspertka.
Nowe przepisy mają ogromne znaczenie praktyczne, ponieważ staż pracy decyduje o wielu świadczeniach, m.in.:
- o wymiarze urlopu wypoczynkowego,
- wysokości odpraw,
- prawie do nagrody jubileuszowej,
- długości okresu wypowiedzenia.
Oznacza to, że firmy będą musiały zaktualizować systemy kadrowe, regulaminy i procedury dotyczące naliczania stażu. Nadal nie będą wliczane jednak do stażu pracy okresy wykonywania pracy na podstawie umowy o dzieło, prowadzenie działalności nierejestrowanej, praktyki studenckie czy wolontariat - wyjaśniono.
Pracownicy z sektora publicznego będą mieli 24 miesiące (od 1 stycznia 2026 r.) na dostarczenie dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej, a w sektorze prywatnym – od 1 maja 2026 r. - napisano
Od 1 stycznia 2026 r. wzrośnie minimalne wynagrodzenie: do 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa – do 31,40 zł. Choć podwyżka wydaje się niewielka, w praktyce oznacza wzrost całkowitego kosztu zatrudnienia.
– W przeliczeniu na całkowity koszt zatrudnienia oznacza to wzrost o około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika. Pracodawcy powinni już teraz uwzględnić to w swoich budżetach i planach wynagrodzeń – wyliczyła ekspertka.
Warto też pamiętać, że podwyżka płacy minimalnej wpływa pośrednio na inne świadczenia (np. dodatki nocne, odprawy czy wynagrodzenie za przestój) - przypomniano.
W lutym 2025 r. zaczęto stosować część przepisów unijnego AI Act – rozporządzenia regulującego wykorzystanie sztucznej inteligencji. To pierwsze na świecie tak kompleksowe prawo dotyczące tej technologii. W obszarze HR jego znaczenie jest szczególnie duże, ponieważ systemy oparte na AI, wykorzystywane m.in. w rekrutacji i ocenie pracowników, zostały uznane za systemy wysokiego ryzyka. Oznacza to, że pracodawcy muszą wdrożyć szczególne środki bezpieczeństwa i już teraz zadbać o odpowiednie przeszkolenie personelu korzystającego z takich narzędzi.
– Jeżeli firma używa narzędzi opartych na AI, np. do selekcji CV, oceny kompetencji czy rekomendacji kandydatów, musi poinformować o tym kandydata i zapewnić, że ostateczna decyzja należy do człowieka. Algorytm nie może sam decydować o zatrudnieniu – zauważyła Aneta Żuradzka.
Od sierpnia 2026 r. każdy pracodawca korzystający z narzędzi sztucznej inteligencji w procesach HR będzie zobowiązany do:
- informowania kandydatów i pracowników o stosowaniu AI,
- zapewnienia nadzoru człowieka nad decyzjami podejmowanymi przez algorytm,
- prowadzenia dokumentacji i rejestrów opisujących sposób wykorzystania AI.
– Rekomenduję opracowanie jasnej polityki korzystania z AI w miejscu pracy. Taka polityka powinna określać, które narzędzia są dopuszczalne, jakie dane mogą być przetwarzane i kto ponosi odpowiedzialność za nadzór. To nie tylko wymóg zgodności z prawem, ale również element budowania zaufania w organizacji – radzi Aneta Żuradzka.
Ekspertka zaleca również regularne testowanie systemów pod kątem stronniczości, błędów i zgodności z RODO, a także zapewnienie, że ostateczne decyzje kadrowe zawsze podejmuje człowiek - wskazano.
Projekt zmian w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych wreszcie ma rozwiać wątpliwości, które od lat budziły spory między pracownikami a ZUS-em. Nowelizacja precyzuje, co tak naprawdę oznacza „praca zarobkowa” podczas zwolnienia lekarskiego i czym jest „niewłaściwe korzystanie z L4”. Dzięki temu osoby przebywające na chorobowym mają wiedzieć dokładnie, co im wolno, a co może spowodować utratę prawa do zasiłku.
– Za „pracę zarobkową” uznana zostanie każda czynność o charakterze zarobkowym, niezależnie od podstawy prawnej, z wyjątkiem działań incydentalnych wynikających z istotnych okoliczności (np. podpisanie faktury, opłacenie czynszu). Nie będzie można jednak tłumaczyć takiego działania poleceniem pracodawcy – podkreśliła dr Żuradzka.
Nowe przepisy wprowadzą też jasną definicję tego, co oznacza „niewłaściwe korzystanie ze zwolnienia lekarskiego”. Chodzi o wszystkie zachowania, które mogą utrudnić lub opóźnić powrót do zdrowia. Dozwolone będą tylko zwykłe, codzienne czynności – takie jak zrobienie zakupów czy wizyta w aptece. Każdy przypadek ma być jednak oceniany osobno.
– Nowością będzie też możliwość pracy u jednego pracodawcy podczas L4 u innego, o ile rodzaj choroby na to pozwala. Przykład: chirurg ze złamaną ręką nie może operować, ale może wykładać na uczelni. Lekarz wystawiający zwolnienie zdecyduje, czy i w jakim zakresie pacjent może wykonywać inną pracę – objaśniła Aneta Żuradzka.
Dodatkowo okres zasiłkowy będzie tylko jeden dla wszystkich tytułów ubezpieczenia, co uprości rozliczenia z ZUS - zaznaczono.
W Sejmie trwają prace nad zmianami w przepisach o mobbingu. Posłowie chcą doprecyzować definicję tego zjawiska, tak aby lepiej oddawała to, co naprawdę dzieje się w miejscu pracy.
– Obecna definicja mobbingu często utrudniała pracownikom dochodzenie swoich praw. Planowane zmiany mają doprecyzować pojęcie mobbingu i dostosować je do realiów współczesnego rynku pracy. Chodzi o to, by przepisy chroniły rzeczywiście ofiary nadużyć, a jednocześnie dawały pracodawcom jasne wytyczne dotyczące prewencji – wyjaśniła ekspertka.
Nowe przepisy mają ułatwić pracownikom dochodzenie swoich praw i zmusić pracodawców do skuteczniejszej walki z mobbingiem. Jeśli wejdą w życie, firmy będą musiały wprowadzić realne działania zapobiegające takim sytuacjom – przygotować jasne procedury, szkolić pracowników i szybko reagować na każdy sygnał o niewłaściwym zachowaniu - wskazano.
Planowana nowelizacja przepisów o PIP rozszerzy jej kompetencje. Kontrole obejmą nie tylko pracodawców, ale także podmioty zlecające pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Inspektorzy będą mogli stwierdzić istnienie stosunku pracy, nawet jeśli formalnie zawarto umowę zlecenia lub o świadczenie usług - czytamy.
Planowane zmiany przewidują też wprowadzenie rozwiązań online – będzie można przeprowadzać zdalne oględziny, przesłuchania czy składać wyjaśnienia przez internet. Urzędy mają też ściślej współpracować z ZUS, wymieniając się danymi po zakończonych kontrolach - napisano.
Za naruszenia przepisów będą grozić wyższe kary – do 60 000 zł, a w niektórych przypadkach nawet do 90 000 zł.
– Nowe uprawnienia PIP to sygnał, że państwo wzmacnia kontrolę nad całym rynkiem pracy, nie tylko nad klasycznymi umowami o pracę. Przedsiębiorcy powinni z wyprzedzeniem przeanalizować swoje modele współpracy cywilnoprawnej, by uniknąć ryzyka rekwalifikacji umów przez inspektora – zaznaczyła Aneta Żuradzka.
Nadchodzące zmiany w prawie pracy to jedne z najpoważniejszych reform ostatnich lat. Przedsiębiorcy muszą nie tylko dostosować dokumenty, ale też zmienić kulturę organizacyjną – w kierunku większej przejrzystości, etyki i bezpieczeństwa danych.
Jak podkreśliła Aneta Żuradzka kluczowe będzie wczesne przygotowanie:
- przegląd dokumentacji HR i umów
- aktualizacja regulaminów i procedur
- przeszkolenie kadry menedżerskiej
- wdrożenie polityk dotyczących AI, danych osobowych i równego traktowania.
– Tylko kompleksowe podejście pozwoli firmom bezpiecznie i efektywnie przejść przez nadchodzące zmiany – podsumowała ekspertka. (jmk)
Foto: Pixabay.com //
Źródło: MSN.com/pl
Portal internetowy ForumBiznesu.pl
Portal internetowy ForumBiznesu.pl