Co 3. mikrofirma i co 7. średnia firma nie ma planu działania na wypadek, gdy klient nie zapłaci za towar lub usługę.
Brak wpływów na konto utrudnia działalność niezależnie od skali biznesu, ale prawdziwe schody zaczynają się w momencie, gdy zagraża to płynności finansowej firmy. Zanim do tego dojdzie, dobrze mieć i wdrożyć w życie wypracowany plan postępowania wobec niesolidnych klientów. W polskich firmach bywa z tym jednak różnie.
Aż połowa ankietowanych przedsiębiorstw przyznaje, że w większym lub mniejszym stopniu boryka się z nieterminowymi płatnościami. 13 proc. doświadcza tego często, a 37 proc. czasami. Co 3. firma odczuwa duży wpływ braku pieniędzy od klientów na codzienne funkcjonowanie. Najmocniej uderza to w podmioty z branży transportowej, z których 69 proc. deklaruje, że nie dostaje należności na czas. W średnich firmach przeterminowane płatności stanowią ponad 20 proc. wartości wszystkich wystawianych faktur. W małych firmach wskaźnik ten wynosi aż 44 proc. Takie wyniki niesie badanie firmy Kaczmarski Inkasso „Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów” zrealizowane przez TGM Research,
Wielka improwizacja
Spośród wszystkich badanych przedsiębiorstw 65 proc. ma opracowany plan B na wypadek, gdy termin podany na fakturze mija, a klient nie reguluje należności. – Wiele zależy jednak od skali działania firmy. Im większa, tym mniejsze opory, by reagować na brak zapłaty. Mikrofirmy częściej przyjmują bierną postawę wobec niesolidnych kontrahentów, gdyż nie są odpowiednio przygotowane na taką sytuację. Jeśli do niej dojdzie, po prostu zastanawiają się, co robić i improwizują. Zwykle ze znikomym skutkiem, bo brak scenariusza skutkuje dezorganizacją w działaniu – zauważa Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.
Brak regularnych wpływów na konto komplikuje prowadzenie biznesu, gdyż zamiast o jego rozwijaniu, przedsiębiorcy myślą, skąd wziąć pieniądze na spłatę leasingu czy przedłużenie licencji niezbędnych do prowadzenia firmy. Takie problemy finansowe mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji. Z danych Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej wynika, że w I kwartale tego roku zbankrutowało 112 polskich firm. W analogicznym okresie ub.r. upadłości było 105. Jeszcze bardziej wzrosła liczba restrukturyzacji – w pierwszych trzech miesiącach odnotowano ich 1166, o 10 proc. więcej niż w tym samym czasie w ub.r.
Duzi piszą, mali dzwonią
Część przedsiębiorców jeszcze przed upływem terminu widniejącego na fakturze przypomina klientom o konieczności uregulowania należności. 53 proc. firm robi to e-mailem, 52 proc. dzwoni do kontrahenta, a 41 proc. wysyła przypomnienie SMS-em. Ale stosują także inne metody. Co 5. umieszcza na fakturze ostrzeżenie o naliczeniu karnych odsetek w przypadku braku zapłaty, a 19 proc. ostrzega przed przekazaniem faktur do kancelarii prawnej. 18 proc. uprzedza, że wpisze dłużnika do biura informacji gospodarczej, np. Krajowego Rejestru Długów, zaś 15 proc. skieruje sprawę do firmy windykacyjnej. Z kolei 18 proc. przyznaje rabaty za rozliczenie się w terminie. Tylko 4 proc. firm w żaden sposób nie motywuje partnerów do płacenia na czas.
Umieszczanie na fakturach wszelkiego rodzaju informacji motywujących do płatności jest bardziej popularne w firmach średnich, zatrudniających 50-250 pracowników. Uważają one taką formalną drogę za bardziej skuteczną. Natomiast mikrofimy preferują miękkie metody, jak rozmowa telefoniczna, co wynika ze skali biznesu – mają mniej klientów, ale za to lepiej ich znają. 
Do windykacji jeden krok
Ale pojedyncze kroki to nie plan działania. Przedsiębiorcy biorący udział w badaniu Kaczmarski Inkasso zostali zapytani o to, czy mają scenariusz postępowania z dłużnikami, kiedy ci nie płacą, obejmujący kilka etapów. Jeśli pierwszy element planu nie zadziałał na niesolidnego klienta, to wdraża się kolejny.
– Przedsiębiorcy posiadający scenariusz działania wobec niesolidnych kontrahentów zwykle dzielą go na trzy etapy. Pierwszy to samodzielne przypomnienie, na przykład poprzez bezpośrednią rozmowę telefoniczną, e-mail czy wysłanie wezwania do zapłaty. Drugi obejmuje windykację polubowną, tj. zlecenie odzyskania należności do firmy windykacyjnej albo kancelarii prawnej, które w imieniu przedsiębiorcy negocjują spłatę długu. Trzeci krok to oddanie sprawy do sądu - samodzielne lub przy wsparciu kancelarii prawnej – wyjaśnia Jakub Kostecki.
Wśród firm, które posiadają plan B na niesolidnych klientów, 89 proc. ma wpisane w swojej procedurze przypomnienie. Etap windykacji polubownej czy oddanie sprawy do sądu pojawiają się w planach działania rzadziej – odpowiednio jest to 65 proc. i 47 proc. wskazań. Najczęściej są one ujęte w scenariuszach opracowanych przez średnie przedsiębiorstwa. Aż 2/3 takich podmiotów ma je przewidziane jako kolejny krok w przygotowanym planie. Badani przedsiębiorcy uważają, że stosowane procedury są skuteczne. Prawie 2/5 zdecydowanie pozytywnie ocenia ich efektywność.
– Ta konsekwencja w działaniu jest niezwykle ważna, bo jest sygnałem dla dłużnika, że przedsiębiorca będzie dochodził zapłaty za swoją pracę do skutku. Aspekt psychologiczny ma duży wpływ na podejście nierzetelnego kontrahenta do całej sytuacji i może skłonić go do szybszego uregulowania zaległości. Widząc, że firma ma jasno określone procedury i jest zdeterminowana do ich wykorzystania, następnym razem będzie chciał szybciej spłacić należność, aby uniknąć podobnej sytuacji – komentuje Sandra Czerwińska, ekspertka Rzetelnej Firmy.
Źródło: Badanie „Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów” zrealizowane przez TGM Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso na przełomie czerwca i lipca 2024 r. / Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA
Foto: PulsHR //RDNE Stock project/Pexels