W czasach kryzysu spowodowanego pandemią COVID-19 wiele firm utraciło swoje rynki zbytu lub zostało zmuszonych rządowymi obostrzeniami do czasowego zamknięcia punktów sprzedaży. Dlatego kontakt od każdego nowego odbiorcy wydaje się wielkim sukcesem – trzeba jednak uważać, aby nie paść łupem oszustów. Znów bowiem notuje się wzrost liczby oszustw polegających na podszywaniu się pod duże firmy handlowe, tzw. European Distribution Fraud.
W ostatnim czasie firma faktoringowa Bibby Financial Services odnotowała kilka takich przypadków. Schemat działania oszustów jest podobny: firma odbiera drogą mailową zamówienie o wartości kilkakrotnie przewyższającej jej średnie miesięczne obroty. Wydaje się, że to przysłowiowa gwiazdka z nieba - tym bardziej, że zamówienie jest wystawione przez dużą międzynarodową sieć handlową, np. Leclerc, Auchan, Argos z grupy Sainsbury’s Supermarkets Limited, Carrefour, czy dom handlowy Harrods. Tymczasem, w procesie weryfikacji takiego odbiorcy okazuje się, że zamówienie wystawili oszuści podszywający się pod znane marki handlowe. Interwencje Bibby Financial Services uratowały już klientów przed milionowymi stratami.
Pandemia koronawirusa przyspieszyła rozwój cyfrowych kanałów kontaktu. Niestety, uaktywnili się też oszuści, którzy coraz śmielej atakują użytkowników bankowości elektronicznej, klientów firm energetycznych czy kurierskich. Nie ma tygodnia byśmy nie czytali doniesień i ostrzeżeń przed coraz bardziej wyrafinowanymi sposobami kradzieży. Przypadki takie są, niestety, częste również w handlu międzynarodowym.
Oszuści na swój cel chętnie biorą małe i średnie przedsiębiorstwa z Polski, czy szerzej: z Europy Środkowo-Wschodniej. Liczą, że zadowolone z dużego zamówienia od znanej sieci handlowej nie będą zbyt dokładnie go weryfikować, tylko od razu wyślą towar. Łupem oszustów padają zarówno firmy produkcyjne, jak i dystrybutorzy, z różnych branż. Wśród klientów Bibby Financial Services taką nieprzyjemną „przygodę” mieli ostatnio: producent sztucznych choinek, firma handlowa z branży oświetleniowej, czy producent odzieży BHP.
Co powinno zapalić ostrzegawczą lampkę?
Radzi Jolanta Nowakowska, dyrektor sprzedaży na region południowy w Bibby Financial Services:
Do firmy przychodzi mailem zamówienie na dużą kwotę, przewyższające standardową skalę działalności (przykładowo: zamówienie opiewa na 300 tys. zł a roczne obroty firmy wynoszą 1 mln zł). Odbiorca przedstawia się jako znana sieć handlowa. Chociaż wcześniej firmy nie miały kontaktu, odbiorca nawet nie prosi o partię próbną. Proponuje natomiast wydłużony termin płatności (standardowo 30 -45 dni, co akurat nie wzbudza podejrzeń).
W mailu podpisuje się osoba, którą łatwo znaleźć na stronie internetowej danej sieci handlowej, np. prezes. Zdarza się, że dołączane są wyniki finansowe firmy, czy nawet skan dowodu osobistego prezesa – dokumenty, które zazwyczaj nie występują w korespondencji handlowej.
Zamówienie pochodzące rzekomo od dużej sieci trafia do niewielkiej firmy handlowej i dotyczy jednego typu produktów. Z pewnością prawdziwa sieć zamówiłaby je bezpośrednio u producenta, licząc na lepsze warunki.
Do realizacji tak dużych zamówień małe i średnie przedsiębiorstwa potrzebują finansowania zewnętrznego. Dlatego zwracają się do firmy faktoringowej, która przed przyznaniem limitu przeprowadza weryfikację odbiorcy. To właśnie na tym etapie wykrywane jest oszustwo. Najważniejsze, aby zgłosić się do faktora przed wysyłką towaru.
Warto podkreślić, że weryfikacja potencjalnego odbiorcy przez faktora to w zasadzie jedyny pewny sposób uchronienia się przed oszustwem. W opisanych powyżej przypadkach nie sprawdziłaby się nawet polisa ubezpieczeniowa, jest ona bowiem wystawiana w oparciu o dane i rating prawdziwej firmy, pod którą oszuści tylko się podszywali. Po wysyłce towaru pieniędzy nie udałoby się odzyskać.
Weryfikacja odbiorców przez faktora
To standardowa procedura przed udzieleniem finansowania w formie faktoringu. Na tym etapie faktor bada wszystkie powiązania potencjalnego odbiorcy, a także jego sytuację finansową. Wszelkie nietypowe transakcje – np. wyjątkowo duże zamówienia złożone bez wcześniejszych spotkań czy negocjacji – wzbudzają czujność analityków faktora. Sprawdzane są przede wszystkim domeny, z których zostały wysłane maile z zamówieniem. Można do tego celu wykorzystać narzędzie https://who.is/, które pokazuje datę rejestracji domeny. Jeśli okaże się, że było to stosunkowo niedawno, trzy czy cztery miesiące temu, należy podjąć dalsze działania weryfikacyjne. Duże firmy handlowe, zwłaszcza znane marki, działają na swoich domenach z reguły dłużej niż rok.
Kolejny krok, to sprawdzenie prawdziwości zamówienia bezpośrednio w firmie, której nazwą posługuje się rzekomy odbiorca. Można to zrobić nawet samodzielnie, dzwoniąc na infolinię albo korzystając z formularza kontaktowego na stronie internetowej. Powinna to być strona znaleziona przez wyszukiwarkę internetową – nie należy klikać w linki podane w mailu z zamówienia, ponieważ mogą prowadzić na fałszywą stronę, stworzoną tylko po to, by uprawdopodobnić całą transakcję. Faktor również potwierdza zamówienie, najczęściej korzystając ze swoich kontaktów w poszczególnych sieciach handlowych.
Rekomendujemy wszystkim firmom, żeby nie traciły czujności, kiedy otrzymują niespodziewanie duże zamówienie z zagranicznej firmy. Znana marka może początkowo nie budzić podejrzeń, a dokumenty mogą wyglądać bardzo wiarygodnie, łącznie z pieczątkami czy podpisami osób zarządzających. Ale pamiętajmy: w obecnych czasach bardzo łatwo skopiować podpis, choćby ze sprawozdania finansowego, a nazwiska kupców można namierzyć w mediach społecznościowych. Oszuści się profesjonalizują i chętnie korzystają z trudnego czasu pandemii. Zyskowne transakcje w handlu międzynarodowym to efekt wielu lat pracy i skomplikowanych negocjacji, a nie łut szczęścia
- podsumowuje Jolanta Nowakowska z Bibby Financial Services.
O Bibby Financial Services:
Więcej na www.bibbyfinancialservices.pl