Pomimo faktu, że niemal wszyscy europejscy pracownicy biurowi pracowali w zeszłym roku z domu, puste stanowiska pracy nie doprowadziły do zmniejszenia wydatków, które firmy musiałyby ponieść w przypadku pełnego obłożenia biura. Średnie koszty biurowe w przeliczeniu na etat spadły jedynie o 2% i wyniosły 9 468 EUR – wynika z raportu „Occupier Cost Index (OCI)” opublikowanego przez Colliers.
Znaczenie zarządzania nieruchomościami i wykorzystania powierzchni biurowej stało się przedmiotem wielu dyskusji podczas pandemii COVID-19. — Środowisko pracy zostało dostosowane do nowej, pandemicznej rzeczywistości poprzez drobne zmiany, ale większe inwestycje zostały odłożone do momentu lepszego zrozumienia roli biura po pandemii — mówi Denise Hoogendoorn, współautorka raportu, Dyrektor Działu Facility Management w Colliers w Holandii.
Aby dostosować się do aktualnej sytuacji pandemicznej, w której wskaźnik obłożenia biur był zdecydowanie niższy, zmodyfikowane zostały pewne usługi świadczone w biurach. Niektórych istniejących umów nie można było jednak zmienić. — Zrezygnowano jedynie z kosztów zmiennych, takich jak obsługa spotkań. Jednak te nakłady zostały częściowo zastąpione wyższymi kosztami poniesionymi w związku z utworzeniem domowych miejsc pracy lub dodatkowym sprzątaniem biura. Świadczy to o nieelastyczności niektórych umów z zakresu facility management — podkreśla Hoogendoorn.
W Bułgarii najtaniej
Podobnie jak w poprzednich latach Bułgaria pozostaje najtańszym europejskim krajem pod względem pracy w pełnym wymiarze godzin. Wynika to z najniższych czynszów i kosztów pracy spośród wszystkich krajów w Europie, co sprawia, że wydatki firm wynoszą zaledwie 2 689 EUR na etat. Drugie miejsce na liście najbardziej ekonomicznych krajów zajmuje Chorwacja. Tutaj firmy wydają 4 037 EUR na koszty biurowe na etat. Podium zamykają Węgry z kwotą 4 162 EUR w przeliczeniu na etat. Warto jednak zaznaczyć, że ogólne koszty pracy w Europie Wschodniej rosną od kilku lat.
Szwajcaria najdroższym krajem
Najdroższym krajem w Europie jest Szwajcaria, która dodatkowo zwiększyła koszty biurowe w przeliczeniu na etat w stosunku do najbliższych konkurentów – Norwegii i Szwecji. W ubiegłym roku wzrosły one o 2%, do 18 713 EUR na etat. Koszty w Norwegii i Szwecji z kolei spadły – odpowiednio o 7%, do 16 645 EUR na etat i o 5%, do 16 231 EUR na etat.
Spadek odnotowała także Polska – o 5% do poziomu 5 019 EUR. — Oszczędności na rynku polskim nie były znaczące, jednak w porównaniu z innymi krajami europejskimi wydają się dość duże. Składa się na nie kilka czynników. Po pierwsze części firm udało się uzyskać od właścicieli budynków niewielkie ulgi czynszowe w bieżących umowach. Zostały też obcięte wydatki na różne usługi świadczone pracownikom – owoce, wydarzenia integracyjne, maszyny wendingowe itd. Wskutek mniejszego obłożenia biur spadło także zużycie materiałów biurowych, a na wszystkie wymienione oszczędności nałożyły się również czynniki obiektywne, jak globalnie odczuwane kłopoty z pozyskaniem sprzętu elektronicznego, co odłożyło w czasie np. poważne wydatki związane z wymianą komputerów dla pracowników — mówi Przymysław Błaszkiwicz, Senior Associate w Dziale Powierzchni Biurowych w Colliers.
Flexy na przyszłość
— Analiza pokazała, że większość firm musiała ponosić koszty operacyjne i wydatki na utrzymanie nieruchomości, mimo że podczas lockdownów budynki w całej Europie stały puste. Mimo że wszyscy dostrzegliśmy możliwość racjonalizacji portfeli nieruchomości w odpowiedzi na nowy hybrydowy model pracy i niższy poziom obłożenia budynków, w rzeczywistości jednak istniejące struktury najmu uniemożliwiają krótkoterminowe dostosowanie portfela. Potwierdza to jedynie 1-proc. spadek kosztów zatrudnienia na jednego pełnoetatowego pracownika w Wielkiej Brytanii. W przyszłości strategie dotyczące nieruchomości będą polegać na lepszym wykorzystaniu zredukowanej przestrzeni, powierzchni typu flex i środowisk coworkingowych - wszystkie te czynniki zostaną uwzględnione w naszych przyszłych raportach Occupier Cost Index — mówi Nicholas Marsh, Dyrektor Działu Doradztwa w z zakresie Facility Management w regionie EMEA w Colliers.
Źródło: Colliers
W raporcie Colliers wszystkie koszty biurowe zostały porównane w oparciu o europejską normę EN 15221, która obejmuje cztery kategorie:
• Budynek i infrastruktura - usługi i środki na zagospodarowanie powierzchni. Obejmuje czynsz, koszty remontów i dostosowania środowiska pracy, meble, podatki, konserwację, sprzątanie i energię.
• Ludzie i organizacja - usługi mające na celu stworzenie i utrzymanie bezpiecznego i komfortowego środowiska pracy. Należą do nich: catering, zarządzanie dokumentami, materiały biurowe, recepcja i ochrona.
• Technologie informacyjno-komunikacyjne (ICT) - usługi i produkty zapewniające pracownikom wszystkie niezbędne zasoby (cyfrowe i inne) do wykonywania swojej pracy. Obejmuje to usługi łączności, szkolenia, sprzęt i oprogramowanie.
• Zarządzanie - obejmuje strategiczne i taktyczne zarządzanie udogodnieniami. Obejmuje również funkcje pomocnicze, takie jak punkty obsługi i zaopatrzenie.