Adaptacja przestrzeni biurowej to kluczowe wyzwanie dla modelu pracy hybrydowej. 58% firm stawia na rekonfigurację biura

Adaptacja przestrzeni biurowej to kluczowe wyzwanie dla modelu pracy hybrydowej. 58% firm stawia na rekonfigurację biura

Biznes w Polsce dostrzega, że przyszłość należy do pracy w modelu hybrydowym. Pracownicy doceniają dziś możliwość wykonywania części obowiązków w domu, choć mają jednocześnie świadomość, jak istotną rolę odgrywa biuro. 72% polskich firm zakończyło już etap przymusowej pracy zdalnej, a największym motywatorem (50%) do powrotu okazała się wola samych pracowników . Nowa normalność w obszarze zarządzania nieruchomościami wymaga odpowiedniej adaptacji. Przemyślana rekonfiguracja biura i uwolnienie przestrzeni z zalegającej dokumentacji umożliwiają wzrost produktywnej powierzchni o blisko 10% i nawet 10-krotny zwrot z inwestycji .

Rola biura przyszłości

Polskie firmy nie planują rezygnować z własnych biur, ale mają świadomość tego, że ich rola ulegnie zmianie, służąc przede wszystkim integracji, bezpośredniej komunikacji i kształtowaniu więzi zarówno między pracownikami, jak i z klientami. Do modyfikacji dochodzi również w biurowej aranżacji. Przed pandemią dążono do tego, aby zmaksymalizować liczbę stanowisk na danej powierzchni.

Obecnie obserwuje się odwrotny trend. Badania rynkowe wskazują, że 61% pracodawców zadbało już o odpowiednie wyposażenie sal do prowadzenia spotkań hybrydowych, a 58% skoncentrowało się na reorganizacji przestrzeni biurowej . 8% pracowników, którzy mają dostęp do najlepiej ocenianych przestrzeni, deklaruje chęć pracy zdalnej częściej niż dwa razy w tygodniu. Odsetek wzrasta do 51% w przypadku biur o średniej jakości i aż do 72% przy przestrzeniach zaprojektowanych w najgorszy sposób . Zakres korzystania z home office jest zatem silnie skorelowany z jakością biurowej przestrzeni.

Biuro przyszłości powinno być wolne od wszelkiego rodzaju zbędnych przedmiotów, takich jak niedziałające lub przestarzałe sprzęty biurowe i urządzenia IT, zalegająca papierowa dokumentacja czy też dawno zdezaktualizowane materiały reklamowe, których biznes wciąż gromadzi całe mnóstwo. To miejsce, w którym powinniśmy móc skupić się wyłącznie na pracy. Powinniśmy tam pracować ekologicznie i ekonomicznie, korzystając z dokumentów w formie elektronicznej, unikając generowania niepotrzebnej makulatury. Na tym polu biznes ma jeszcze dużo do zrobienia. Aż 62% organizacji posiada harmonogramy przechowywania dokumentów, które wymagają większej przejrzystości i uproszczenia interpretacji, a 51% pragnie ich ujednolicenia we wszystkich swoich jednostkach biznesowych. Dążenie do stworzenia idealnej dla pracowników przestrzeni wymaga pracy u podstaw – mówi Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Optymalizacja powierzchni to odpowiedź na rosnące koszty

Na reorganizację biura w najbliższym czasie planuje zdecydować się 12% firm, dołączając tym samym do ponad połowy przebadanych organizacji, które już to zrobiły lub są w trakcie zmiany aranżacji .

Jest to przede wszystkim odpowiedź na nowe oczekiwania pracowników wobec firmowej siedziby. Umożliwia ona jednocześnie przeciwdziałanie rosnącym kosztom bieżącej działalności, które według 68% osób stanowią aktualnie największe wyzwanie biznesowe . W styczniu ubiegłego roku na taki problem wskazywało zaledwie 44% ankietowanych. Koszt utrzymania biura stają się coraz bardziej znaczącą pozycją w strukturze firmowych wydatków, m.in. ze względu na podwyżki cen gazu czy energii. W przypadku wielu firm (szczególnie reprezentujących sektor MŚP) wspomniane koszty prowadzą nawet do poważnych problemów z rentownością.

Koszty utrzymania obiektu nie maleją proporcjonalnie do liczby pracowników obecnych w biurze. Dlatego też reorganizacja powierzchni wymaga dokładnego opracowania i wdrożenia przemyślanej strategii zarządzania nieruchomościami. Dzięki usłudze Clean Start jesteśmy w stanie odzyskać nawet 10% produktywnej powierzchni wyłącznie poprzez zewnętrzne przechowywanie, digitalizację lub archiwizację zalegających w siedzibie dokumentów. Przeprowadzenie kompleksowego audytu w biurze organizacji pozwala nam dodatkowo znacząco zwiększyć ten procent, oferując przy tym nawet 10-krotny zwrot z inwestycji w reorganizację biura. Z mojego doświadczenia wynika, że taka rekonfiguracja to najlepsze rozwiązanie dla firm, które są zmuszone do optymalizacji kosztów – nie mogąc czekać na rozwój sytuacji rynkowej lub dla których mimo nowej, przystosowanej do tego powierzchni biurowej, wdrożenie zmian kultury organizacyjnej jest utrudnione – mówi Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Funkcjonowanie w modelu hybrydowym stanowi kompromis, który jest obecnie atrakcyjnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W obliczu tego trendu, a także rosnących kosztów utrzymania nieruchomości konieczna okazuje się reorganizacja przestrzeni biurowej. Podchodząc do tematu w sposób racjonalny, biznes może nie tylko odpowiedzieć na oczekiwania członków zespołu, ale także uwolnić cenną powierzchnię, osiągając szybki zwrot z inwestycji w rekonfigurację swojej siedziby.

 
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl

Portal internetowy ForumBiznesu.pl

Portal internetowy ForumBiznesu.pl

Portal internetowy ForumBiznesu.pl

Portal internetowy ForumBiznesu.pl

Publish the Menu module to "offcanvas" position. Here you can publish other modules as well.
Learn More.