Z wysyłką plików JPK mamy do czynienia już od kilku lat. Jednakże, jak sygnalizuje Ministerstwo Finansów, pomimo upływu czasu, w dalszym ciągu popełniane są błędy i nieprawidłowości, które zakończyć się mogą nałożeniem kar pieniężnych dla nieuważnych przedsiębiorców oraz rozpoczęciem wielomiesięcznej szczegółowej procedury kontrolnej.
Jak uniknąć takiej sytuacji, jak bezpiecznie sporządzić i wysłać plik JPK, jakie funkcje winna posiadać niezawodna aplikacja; o tym i innych aspektach oprogramowania do tworzenia plików JPK rozmawiamy z Joanną Indycką, Prezesem Zarządu Towarzystwa Handlowego ALPLAST Sp. z o.o., pełniącego rolę administratora systemu Tarcza JPK, który pomaga przedsiębiorcom w analizie, kontroli i wysyłce plików JPK.
Coraz częściej słyszymy o błędach związanych z wysyłką plików JPK. Jakie są najczęstsze zarzuty, które artykułuje Ministerstwo Finansów?
Do najczęstszych błędów zaliczyć należy brak zgodności z deklaracją, rozbieżność co do kwot transakcji oraz uwzględnienia faktur wystawianych przez podmioty nie posiadające statusu czynnego podatnika VAT. Do tego dochodzą trywialne błędy związane z kilkakrotnym ujęciem tej samej faktury, brakiem podpisu czy aktualnego pełnomocnictwa.
Jak najprościej uchronić się przed popełnieniem takich błędów?
Bardzo istotnym elementem całego procesu raportowania jest ostateczna kontrola treści plików JPK przed ich wysyłką elektroniczną. Należy pamiętać, że inny format przetwarzania danych stosowany jest przez programy księgowe, a inny tworzą dane przeniesione do JPK (XML). Przeniesienie – stworzenie osobnej, niezależnej wersji danych odciętej od systemu księgowego, pozbawia je kontekstu – takiej istotnej interpretacji przez program księgowy, który sam siebie rozumie. Niosąc za sobą wysokie ryzyko błędu. Z drugiej strony każdy program księgowy tworząc dane JPK przepisuje je z rejestrów, lecz nie prowadzi dalszej analizy tego utworzonego zbioru danych. Często przedsiębiorca bez dalszej, koniecznej analizy wysyła je bezpośrednio Urzędowi Skarbowemu. I tak powstają pierwsze problemy. Tym samym nieodzownym jest dokładna weryfikacja tak przygotowanego pliku. Przedsiębiorca powinien dysponować rozwiązaniem zapewniającym nie tylko weryfikację pliku JPK z deklaracją, ale również być w stanie skontrolować poszczególne pozycje księgowe. Idealnym rozwiązaniem jest użycie narzędzia pozwalającego na kontrolę pliku JPK opartego o podobne zasady kontroli, jakimi posługują się służby publiczne. Dodatkowo aplikacja powinna automatycznie weryfikować aktualny status kontrahentów w bazie GUS oraz VIES. Niezwykle pomocna okazać się może dodatkowa weryfikacja nie tylko ich aktywności, ale również poprawności danych rejestrowych. W tym miejscu należy wspomnieć o jeszcze jednej bardzo istotnej kwestii, która na co dzień nie jest rozważana przez przedsiębiorców. Chodzi o zapewnienie tzw. wiarygodnej ścieżki audytu, która w przypadku np. kontroli UKS zapewni spełnienie szeregu postulatów ministerialnych związanych z dochowaniem należytej staranności w obrocie transakcyjnym z innymi kontrahentami, zwłaszcza zagranicznymi. Tym samym posiadając odpowiedni system zyskujemy „archiwum z dowodami” na to, iż realizując dane transakcje zawsze dokonywaliśmy weryfikacji naszych kontrahentów.
Co grozi przedsiębiorcy, który wyśle błędny plik JPK?
Kara pieniężna – ustawodawca przewidział możliwość nałożenia 500 zł kary za każdy błąd, jaki się znajdzie w pliku. Zgodnie z procedurą powinien złożyć wyjaśnienia co do popełnionego przez siebie błędu i niezwłocznie ten błąd usunąć. Jeżeli tak zrobi, to urząd skarbowy nie ma prawa nałożyć na niego kary. Jeżeli natomiast przedsiębiorca nie dotrzyma terminów wskazanych mu przez urząd, wówczas jednostka ma możliwość obciążenia karą, a przedsiębiorca musi ponieść konsekwencje. Tym samym bardzo ważnym staje się funkcjonalność umożliwiająca pełną wizualizację złożonego pliku JPK oraz możliwość jego edytowania, co w dużym stopniu przyspiesza i ułatwia sporządzenie stosownej korekty.
Czy o czymś jeszcze należy pamiętać dokonując wyboru oprogramowania?
Tak. podobne, a nawet większe problemy pojawiają się przy wszystkich innych strukturach raportowych, o które może poprosić Urząd. W przypadku błędów, a tym samym wszczęcia dialogu z fiskusem, jeszcze większe znaczenie nabiera możliwość wizualizacji i analizy przesyłanych struktur raportowych, gdyż w normalny sposób nie można ich podejrzeć, nie wspominając nawet o prowadzeniu jakichkolwiek czynności analitycznych.
Zakup oprogramowania do tworzenia plików JPK, zwłaszcza tych, które działają z poziomu chmury obliczeniowej, niesie za sobą jeszcze jedną newralgiczną funkcję. Z konwertowanych danych księgowych sporządzana jest automatycznie kopia bezpieczeństwa, która w przypadku np. awarii lokalnego systemu księgowego może posłużyć w szybki i wygodny sposób do odtworzenia brakujących danych. Ponadto, wybierając dostawcę rozwiązania należy zwrócić uwagę na dodatkowe czynniki, jak np. wsparcie techniczne. Dobrze aby administrator nie tylko gwarantował bieżącą aktualizację do obowiązujących przepisów, ale również podchodził indywidualnie do poszczególnych klientów i oferował im wsparcie „szyte na miarę” na każdym etapie użytkowania aplikacji.
Więcej szczegółów znajdą Państwo pod adresem:
https://e-jpk.alplast.com.pl
