Rozmowa z Mariolą Dwornikowską-Dąbrowską, Zastępcą Dyrektora ds. Finansów i Administracji Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego we Wrocławiu, na temat wdrożonego tam systemu zarządzania w oparciu o metodykę Lean Management
Zarządzanie wg Lean Management dotychczas utożsamiane głównie z przemysłem, nie jest jeszcze zbyt powszechną koncepcją w odniesieniu do szpitali. Co skłoniło Państwa do wdrożenia tego systemu we wrocławskim WSS?
Jak w każdym zarządzaniu, w szpitalu również ważna jest efektywność, sprawność i skuteczność podejmowanych działań. Bezpośrednią przyczyną wdrażania metodyki zarządzania LEAN była dbałość o rozwój, chęć optymalizacji wybranych obszarów szpitala i ciągłe doskonalenie. Szpital ma na swoim koncie niekwestionowane osiągnięcia naukowe i medyczne, renomę i uznanie, widzi też konieczność nieustannego usprawniania i doskonalenia działań. Ich rezultatem ma być jeszcze lepsza opieka nad pacjentem w nowoczesnym szpitalu.
Okazało się, że kompleksowość i wszechstronność kultury Lean Management wpisuje się w potrzebę doskonalenia organizacji i przynosi korzyści nie tylko w wybranych płaszczyznach, ale praktycznie w każdym elemencie funkcjonowania. To przekonało nas i podjęliśmy decyzję o przeszkoleniu zespołów i sukcesywnym wdrażaniu tej metodyki w całej organizacji.
Jak przebiegało wdrażanie systemu? Czy były jakieś szczególne trudności, z którymi musieli się Państwo zmierzyć?
Rozpoczęliśmy transformację leanową, ale przed nami jest jeszcze wiele wyzwań. Nie tylko procedury, usprawnienia i szkolenia, ale i nakłady inwestycyjne związane z rozbudową szpitala. Już dziś należymy do grona największych placówek kraju, zatrudniając ponad 1,7tys. pracowników. Dużą wagę przywiązujemy do poprawy jakości organizacji, zastosowania nowych technologii, wykorzystania w procesie leczenia Sztucznej Inteligencji, ale też do zarządzania personelem. W czasie trwania projektu Akademii Lean udało się jeszcze bardziej pobudzić chęć nieustannego angażowania się w pracownikach. Mają oni dużą motywację do pracy i są za to doceniani.
Wdrażanie systemu rozpoczęliśmy w 2022 r. od dogłębnej diagnozy szpitala jako organizacji z perspektywy poziomu zarządzania procesowanego oraz wykorzystania narzędzi Lean Management. Powstał raport, na bazie którego niespełna rok później wystartował pierwszy program szkoleń kadry zarządzającej. Wkrótce ruszył też proces transformacji i poszerzania kompetencji poszczególnych zespołów, a także współpracy między nimi, np. na linii pielęgniarki – instrumentariuszki – lekarze.
Jaki jest zakres wdrażanych kompetencji?
Mimo funkcjonowania systemu, ciągle jesteśmy na początku drogi. Dostrzegamy nowe obszary, które musimy inaczej zorganizować. Lean, to proces stały, który będzie szedł równolegle wraz z nieustannym rozwojem szpitala, nowymi technologiami, ale i pojawiającymi się ryzykami, czy problemami.
Aktualne usprawnienia obejmują m.in. mierniki pomiaru efektywności – tzw. Szpitalne KPI, zarządzanie przez cele, komunikację czy zarządzanie procesami. Podchodzimy do tego krytycznie, na bieżąco monitorując osiągane efekty i weryfikując działania.
A jakie wymierne korzyści przyniesie wprowadzenie systemu?
Najważniejsze z nich to m.in. poprawa dostępności, jakości i bezpieczeństwa świadczeń medycznych, lepsza organizacja, a co za tym idzie racjonalizacja kosztów i poprawa sytuacji finansowej szpitala, wyższy poziom ergonomii i komfort dnia pracy. To również usprawnianie procedur oraz wysoka ocena pracy szpitala. System wspiera nas w zarządzaniu bieżącymi, postępującymi zmianami społecznymi i gospodarczymi, takimi jak demografia, zmiany w przepisach, braki kadrowe, czy inflacja. Liczymy, że będzie też wsparciem w sytuacjach niepewnych, które mogą wpływać destabilizująco, np. kolejne pandemie, czy konflikty zbrojne.
Dla mnie osobiście najważniejszym pozytywnym efektem jest to, że udało wśród uczestników Akademii Lean, czyli personelu reprezentującego różne zawody i umiejętności, stworzyć jeden sprawnie funkcjonujący organizm, drużynę, która ma dużą satysfakcję z wykonywanych zadań i chce działać w kierunku zmiany, poprawy procesów i ich udoskonalania, motywuje się i wspiera nawzajem.
Rozmawiała Magdalena Tułecka
oprac. JM